中堅・中小企業におけるグループウェアの利用実態

「グループウェア」の導入率は、6割を超えています。
今や中堅・中小企業にとって「グループウェア」は、IT必須ツールと言えるでしょう。
その調査結果をまとめた記事を、ご紹介いたしましょう。

第1回:グループウェアを使い切っていない中堅・中小企業

第2回:SMBにおける「Lotus Notes vs サイボウズ」の攻防戦
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グループウェア導入時の注意

◯グループウェアを導入する上で一番注意しなければいけないこと。
それは、全員が利用することです。

中途半端に利用している人がいると情報の信頼性が無くなってしまいます。
記載している内容を信用して、お客さんとかに伝えて、後々トラブルなんてことにならないように注意!

◯全員で利用するためには、導入時の手順は?
グループウェアには多くの機能があります。
導入時に全部使おうとしても全員が使いこなすまでは、時間が掛かります。
欲張らないで、最低限必要な機能を確実に使うようにしましょう。
そういう意味では、機能を選んで導入できるグループウェアを提供している製品を選ぶ方がいいかもしれません。

また、トップの人がグループウェアを良く理解して必要性を認識することが大事です。
出来れば、トップの人から直々にグループウェアの利用を指示してもらうとスムーズに導入できますね。

もうひとつ重要なことは、管理者なる人に権限を与えてください。
利用しない上司に、部下からは言いにくいものです。
グループウェアの利用推進のために、管理者となる人には立場は関係なく権限を与えてあげてください。
管理者を単なる登録者のように考えて導入に失敗した事例は数々あります。

◯グループウェアに業務を合わせる
今まで通りの業務の進め方では、グループウェアの機能に合致しない場合があります。
例えば、営業報告ひとつ取っても、今までは出社してから報告すればいいだったかも知れませんが、折角グループウェアを導入して情報をいち早く伝え知ることが出来るようになるのです。
報告は、その日の内に登録すると、出社した時には次の指示が・・・
と言う具合いに変わっていきます。
外出先からでもグループウェアを利用するには、携帯電話でも利用できるサービスの製品でなければ意味がありませんね。
グループウェアの機能をよく確認しながら、社内の運用規定を新たに決めることが大事です。

グループウェア導入を機に、仕事の流れからみて業務・組織・戦略をゼロから根本的に再構築するリエンジニアリングを実施したらどうでしょうか?
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グループウェアとは?

グループウェアとは?
グループウェアとは「グループで作業を行うこと」を目的としたソフトのことで、データベースや電子メールなどを使って情報の共有や交換をし、事務の生産性を向上させるものです。

通常グループウェアは、インターネット上にデータを管理しているので、インターネットカフェや自宅などどこからでも利用することが出来ます。
最近では、携帯電話が普及してi-modeなどでも利用することが可能となりました。

で、何が便利なの?よく電話で「◯◯さん、お願いします」って言われて、◯◯さんが不在の時、あなたはどう答えていますか?
◯◯さんの予定が分かっていればいいですけど、どこに行っているのか?何時に帰ってくるのか?分からなくて曖昧に答えたりすることはありませんか?
そんな時にグループウェアが役に立つんです。
グループウェアで◯◯さんの今日のスケジュールを確認してください。
これで、きちんとした応対が出来ますね。

まだ続きがあります。
電話の内容は◯◯さんにどうやって伝えてますか?
内容を紙に書いて、机の上に置いてます。だって?
ダメダメ、それじゃ◯◯さんが帰社するまで内容伝わりませんよ!
もしかしたら、重要な内容だったりするかも?
後で◯◯さんから怒られたりして・・・

グループウェアには、電話メモと言う機能があります。
今掛かってきた電話の内容を◯◯さん宛に登録しておきましょう。
グループウェアによっては、内容を携帯電話にメールしてくれる機能もあります。
確実に素早く◯◯さんに内容が伝わります。

これは、グループウェアの便利な機能の一例です。
グループウェアには、まだまだ便利な機能がたくさんあります。

早くグループウェアを理解して、皆でグループウェアを使いましょう!
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