スケジュール

個人の予定を登録します。
予定は非公開にすることも可能です。
登録方法は、毎週・毎月・第何週・何曜日など多彩に渡る繰り返し登録が可能です。
1日の予定をまとめてメールでお知らせする機能、指定した時刻に予定をメールする機能もあります。
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◯利用ガイド
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グループウェアの機能の基本中の基本。
予定を確実に登録して、無駄の無い計画的な行動を心掛けましょう。

ToDo

個人または複数の人で行わなければいけない作業を登録します。
締切日や重要度などの設定を行い、進捗率を随時変更していきます。
これで作業忘れは、防止出来ます。
自分だけではなく、共有登録できるので、他の人の忘れ防止にもなります。

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◯利用ガイド
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朝、出勤時に携帯から確認しておけば、今日1日の予定が立てやすいですね。

マイ・ノート

個人個人、自由にメモ書きとして利用します。
マイ・ノートは、複数作成することが可能で用途に応じたタイトルを付けることが出来ます。
リンクやメールアドレスも自動リンクします。
TOPページに表示されるので、見たい時に直ぐに見ることが出来ます。

◯利用ガイド
『ID・ＰＷ』や『友だちの誕生日』など活用方法はたくさんあります。
気になる記事をコピーしておいたり、ページ制限が無いので使い方は自由ですね。

プロジェクト管理

プロジェクトの進捗状況を管理します。
複雑な設定や入力が必要なく、作業の進捗状態を管理することが出来ます。
グラフ表示も可能で、作業の・れ等も把握できます。
進捗の単位も「%」のほかに任意で設定(単位は管理者画面より設定)することが出来、色々な用途に対応することが出来ます。

◯利用ガイド
確実にプロジェクトを完了させるために作られたシンプルなプロジェクト管理です。
複雑な項目は設定しないで、最小必要現の項目を管理していきましょう。
それだけで、プロジェクトの進み具合いは変わってきますよ。

Webメール

受信メールサーバー・送信メールサーバーの設定を行うことで『e-グルPro』を通じてメールの送受信を行えます。

携帯にもWebメール機能があるので外出先でもメールの確認が出来ます。

◯利用ガイド
出張先などでのメールチェックに便利ですね。
一番、利用価値が高いのは携帯で確認が出来ること。
とりあえず、外出先でもメールをチェックして情報だけは早めに確認することが可能です。

回覧板

アンケートなどの様な回答や意見を求めたい時に利用します。
必要に応じてグループ・個人ごとに回覧先を設定します。
回答期限が設定できるので、回答した人の意見は確実に確認することが出来ます。
回答者の回答は、全員に公開・非公開の設定が可能です。

◯利用ガイド
回答があるとメールにお知らせしてくれる機能もあるので、他の人の回答をチェックする必要も無いですね。

電子会議

Web上での会議を実現します。
議長・参加者・オブザーバー・議事録作成者・会議期間などを設定できます。
より、現実的な会議を実現するために発言が有った場合、メールにて発言内容を送信する機能があり、離れた場所に居ても意見を述べたり確認したりすることが出来ます。
会議は、議長が中心に進行され、会議終了後には参加者に議事録を回覧します。

◯利用ガイド
携帯からも会議に参加できるので、他の発言は携帯メールで受信すれば即座に意見を述べることも可能です。
リアルタイムな会議を実現しました。
今まで会議に掛けてた時間・交通費・場所、大幅に削減出来ますね。

マイ・データ

『マイ・データ』は、自分専用のデータ保管場所として。
『共有フォルダ』は、グループ単位でデータの共有を。
ここにファイルを保管しておけば、どこにいても『E-グルPro』を通じてファイルを利用できます。
更に、『 ビューワー』でダウンロード先を紹介しているのでソフトが無くても安心です。

◯利用ガイド
一種の「オンラインストレージ」サービスですね。
会社で作りかけの資料を自宅で作業する時に。
出張先で突然資料が必要な時に。
とにかく色々な場面で利用できますね。

営業指示・報告

訪問先・目的などの営業内容を報告します。
報告先は、必要に応じてグループ単位で報告を行います。
報告内容に対し、指示などをコメント出来るので営業戦略的に利用できます。

取引先や担当者などで検索することで、営業内容の計画・見直しなどに役立ちます。

◯利用ガイド
取引先で検索すると、一連の営業履歴として確認できるので、一連の行動を分析することで今後の営業戦略をたてやすくなりますね。
当社では、この機能がかなり重要な役目を果たしています。
営業担当者に話を聞かなくても、営業状況が把握でき、適切な指示を与えられるので先手先手の営業が可能となりました。

業務指示・報告

担当業務などの定期的な報告に利用します。
各報告に指示を書き込めるため、適切な指示を与えられます。

◯利用ガイド
業務日誌としても活用できますね。
当社では、各業務報告以外に新人日報として利用したり入札などの状況もこれで管理しています。

掲示板

特に回答を不要とする伝言などを掲示します。
掲示する期限を設定できるので、期限が過ぎると自動的に削除されます。
（実際の社内などの掲示板のイメージと同じ感覚です。）

◯利用ガイド
掲示に期限を設定できるので、古い内容を削除したりする管理が必要ありません。
一時的に、知らせたい内容（停電のお知らせや夏期休暇の案内などなど）を気軽に掲示出来ますね。

電話連絡

お客様からの電話や訪問の時に担当者に伝言を入れることで、確実に担当者へ内容を伝えることが出来ます。
メール転送設定をしておくと、外出時でも携帯メールで伝言内容をお知らせするので、急な連絡でも素早く対応が出来ます。
登録した方は、担当者が伝言内容を閲覧したかどうかの確認をできます。

◯利用ガイド
今まで、メモ用紙に書いて机の上に置いてあった伝言。
外出先から電話で確認したり、帰社後に確認して慌てて対応なんてことは無くなりますね。
是非とも、携帯メールへのお知らせ設定を行って使っていただきたい機能です。

アドレス情報

「社内アドレス帳」、「取引先情報」、「個人用アドレス帳」を管理します。
「社内アドレス帳」、「取引先情報」は、グループで共有されます。
「個人用アドレス帳」は、自分だけのアドレス帳として利用できます。
部門別や50音順で簡単に検索が出来ます。

◯利用ガイド
携帯機能と合わせて利用したい機能です。
外出先でも、取引先の電話番号や住所を確認出来るといざという時、安心ですね。
近い将来、地図機能も追加されるので、更に便利性が高まります。

施設予約

会議室などの施設の予約を行います。
スケジュールと同時に予約することも可能です。
施設の他に、機器類などの備品の利用予約として使用しても便利です。

◯利用ガイド
施設を考えると、利用方法が思い浮かばない会社さんもあるかと思います。
施設予約を設備予約として考えると、活用方法が増えます。
当社では、応接室の他、セミナールーム・プロジェクターやデジカメ・デジタルビデオなどなどで利用しています。

当番担当者

清掃当番・朝礼の当番など担当者の登録を行います。
登録した内容は、担当者のスケジュールに自動的に反映されます。

◯利用ガイド
清掃当番・朝礼当番の他、当社では設備の点検などに利用しています。

リンク集

便利なリンク先をグループで共有します。
カテゴリ別の分類が可能で、リンク先には詳細な内容を登録できます。
登録時にサイトの詳細を入力しておくと、タイトルにマウスをあてるだけでリンク先のコメントが表示されます。

◯利用ガイド
書籍を購入する際のサイトや出張時のための旅行会社などを登録しておくと便利です。