スケジュール

スケジュールといえば、グループウェアの代表的な機能のひとつですね。

時間や予定の内容を入力しておけば、自分のスケジュールの確認もできますし、他のメンバーの行動予定も確認できます。

ここでもう一つ、スケジュールの便利な使い方をご紹介しましょう。
スケジュールの入力画面の下に

『その他の任意入力項目 + −』


このような文字があります。
この『+』をクリックすると追加情報を入力できます。

さて、この追加情報のメニューですが良く見るといろいろ便利な項目がたくさんありそうですよ。
スケジュールの共有や、特定の人にだけ公開する予定、アラームということは・・・
そう!忘れっぽい人でもE-グルProが予定の前に教えてくれるんです。

この追加入力の欄にある備考にいろいろ入力しておけば、ついうっかり・・・なんてことは激減するのではないでしょうか。

『そんなにたくさん入力してたら、ごちゃごちゃして見づらくてしょうがない!』

はい、ご安心ください!

スケジュールは、ぱっと見、とてもシンプル。
マウスカーソルを予定の上に持っていくと・・・
そう、ポップアップが自動で浮き上がり、追加入力の内容を表示してくれるんですね〜

さぁ!これで情報盛りだくさん入力しても見た目はスッキリ♪
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お知らせ機能の活用

PCの側にいれば、定期的にグループウェアの新着を確認することはできますね。
でも外出時や出張時は、どうでしょう?
携帯機能があれば、チェックは可能ですね。

でも携帯の場合は、度々チェックするのは面倒ですね。
もう少し使い方を工夫をしてみましょう。
さらに便利な使い方として、新しい新着情報が発生した時にメールでお知らせしてくれる「お知らせメール設定」を使用してみましょう。

お知らせメール設定に携帯のメールアドレスを設定しておけば、携帯で新着をチェックしなくてもメールが来たときにチェックすればOKです。


回覧板・電子会議・ToDoだけですが、近日中に掲示板、営業日報、業務報告などもお知らせしてくれるようになります。

この機会に是非ともご利用してみてください!

「お知らせメール設定」は、【E-グルPro】の個人設定で簡単に設定できますよ。
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部門設定

部門設定を上手に設定するとグループウェアの効果が高まります。
普通に部門と考えてしまうと、会社の組織図通りの部門を登録しがちですが、もう少し部門の設定を工夫してみましょう。

グループウェアというツールは、情報の共有を目的にしています。
したがって部門設定には、組織とは違って情報の共有を行いたいグループを部門として設定することが大事です。
もちろん会社の組織は基本となる部門だと思います。
それ以外に、例えば幹部だけの部門や一部の役員+一部の営業による部門など特定の人に限った部門を設定することで、報告の範囲を限定することができます。

このように会社組織以外の部門を設定することで、一部の人だけで共有したい情報をグループウェアによって確実に限定した人だけで利用することができます。

もちろん【E-グルPro】では、部門だけでなく個人を指定して情報を共有する機能も備えています。
しかし、個人を指定するのだと指定忘れで情報漏れを起こす可能性もあります。
やはり、部門指定で情報を共有することが確実ですね。
是非、試してください。
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マイ・データ

マイ・データとは、サーバー上にデータを保管するオンラインストレージサービスのことです。

このマイ・データを活用すると、どこにいてもグループウェアを利用することでデータファイルをダウンロードしたりアップロードしたり出来るため、CDやUSBメモリー・フロッピーなどを持ち歩いたりする必要も無くなり、置き忘れなどの心配も不要ですね。
マイデータにデータファイルを置いておくことで安心して手ぶらで出かけられますね。

マイデータを利用して身軽になりませんか!
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Webメール

Webメールは、外出先でもメールを確認できるから確かに便利。
でも、やはりメールはPCで受信したい。

そんな時は、Webメールの設定を変更して利用しよう。
アカウント設定に「サーバからの削除」の項目があります。
「削除しない」を選択しておけば、【E-グルPro】での確認も出来るし、自分のPCでも受信が可能となります。

携帯機能の契約をしていると外出先で携帯でメールを確認することができます。
重要な内容であれば、会社に戻る前に対応が可能となり、周りからは「できる人」という感じで見られるのではないでしょうか。
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